Lorsqu’on est un travailleur indépendant, on est souvent amené à gérer plusieurs projets et archiver beaucoup de dossiers et de papiers administratifs Pour gagner du temps et de l’espace, il existe plusieurs outils pour classer, archiver et conserver ses informations.
Par où commencer ?
Un freelance travaille le plus souvent à domicile. Il faut donc déjà qu’il s’organise en ayant un espace dédié à son travail. L’espace doit être un lieu clos avec un éclairement étudié et surtout aménager à son goût pour favoriser la réflexion.
Au niveau de l’équipement
Un freelance est amené à se déplacer souvent. Il a besoin d’avoir accès à son ordinateur principal. Il lui faut donc le plus souvent : Un ordinateur, un serveur à domicile, un smartphone ou tablette et un scanner. Toutes ces machines lui permettront de gérer toute la partie administrative de son affaire.
Le serveur, très important. Le mieux est d’opter pour un Nas. De plus avec l’arrivée de la fibre optique et du développement des clouds, le travail à distance devient facile. En effet, le stockage dans « le nuage » est l’alternative économique à l’achat d’un disque dur comme un Nas. La sauvegarde en ligne revient à placer ses fichiers sur des serveurs comme celle de Google, Microsoft ou toute autre société proposant ce genre de service.
Cette technologie efface les distances et donnent accès à distance à un certains nombres de ressources. Il permet donc de collaborer de conserver n’importe où et n’importe quand.
Qui propose ce type de service ?
Il existe plusieurs solutions de stockage en ligne. Les plus connus sont :
- DropBox
- Skydrive
- Spideroak
- Google Drive
- Ou bien Adrive.
Ces solutions gagnent en maturité. La plupart proposent une offre gratuite de quelques Go. DropBox par exemple propose 2 Go. En revanche, si vous voulez plus d’espace, il faudra prendre un abonnement à l’année (environ 9 euros par mois.) N.B : Pour les données importantes, il faut éviter de les placer dans un même cloud. Pensez aussi à garder une copie physique (DVD, Carte mémoire, disque dur etc.)
Investir sur un scanner portable
En déplacement, en réunion de travail, on a besoin de garder un certain nombre d’information. Pour éviter d’avoir une sacoche remplie de papier. Le mieux est d’acheter un scanner portatif. Pour choisir le sien, pensez surtout faciliter d’utilisation et accès à distance.
Voici quelques exemples de scanner mobile :
- ScanSnap S1300 de Fujitsu.
- I.R.I.S. IRISCAN BOOK 2
- WorkForce DS-30 d’Epson
- P 150 de Canon
- Etc.
Au niveau logiciel
Le travail à domicile est indissociable des problématiques de sécurité. Pour contrer les spywares ; vous devez protéger votre ordinateur avec une bonne suite de sécurité :
- Norton
- Avira Internet Security
- GData
- BitDefender
- Etc.
Pour communiquer Skype et sa technologie vous sera d’un bien secours. Pour les conférences en ligne, Optez pour WebEX de Cisco. Sur ce créneau, d’autres start up commencent à proposer des solutions alternatives comme LifeSize. Pour envoyer des fichiers et communiquer en toute sécurité, Le logiciel comodo Unite vous permettra de partager vos données de façon crypté. Pour cela, il vous suffira de télécharger l’application sur leur site, de créer votre profil et d’inviter un ami (Contact’s ID).
Si vous avez d’autres astuces, n’hésitez pas à le faire savoir.