Ces systèmes permettent non seulement d'organiser le processus de travail de manière plus productive, mais aussi de répondre plus rapidement et efficacement aux besoins des clients.
Qu'est-ce qu'un logiciel de planification d'intervention ?
Il s'agit d'un outil adapté à tous les types d'entreprises, autant celles opérant dans le domaine des machines industrielles, de la réfrigération et climatisation, de la réparation d'appareils ménagers, etc., qu'en informatique ou en réparation de téléphones.
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Les avis d'assistance, les communications d'incidents, les ordres d'intervention, les techniciens eux-mêmes et les véhicules disponibles, ou encore le stock, sont rassemblés dans un système unique, grâce à la mise en place d'un software de
planification d'intervention de technicien.
De quel logiciel de planification une entreprise a-t-elle besoin ?
Parmi les enjeux les plus importants aujourd'hui, figure la mobilité. Il est souvent nécessaire non seulement de gérer les interventions depuis notre bureau, mais les techniciens ont également besoin d'informations immédiates ou de communiquer en temps réel et rapidement. La solution à ce défi est un
logiciel de planification pouvant également être utilisé sur des plateformes mobiles, comme un smartphone ou une tablette.
Ces systèmes permettent, d'une part, de tout piloter depuis la centrale et d'autre part, offrir une plus grande mobilité aux techniciens. Il est également possible d'envoyer par téléphone portable des alertes et des rapports en direct ou encore de communiquer les dépenses ou l'état des matériaux, une fois l'intervention terminée.
Autres importantes fonctionnalités
Le panel d'administration est un autre facteur à prendre en compte. Selon les besoins de l'entreprise, il devra être doté de certaines fonctions. Il peut s'agir d'un moteur de recherche pour les clients et leurs coordonnées ou d'une application Google Maps, incluant même un gestionnaire de notification d'incidents, un planificateur de travail ou un générateur de factures. Il faut donc choisir un logiciel adapté aux opérations à réaliser.
Les horaires doivent également être pris en compte avant de prendre une décision. Certaines entreprises sont actives pendant quelques heures, mais d'autres nécessitent un suivi continu. Il existe des logiciels qui permettent de surveiller les interventions et les services 24 heures sur 24, en plus de créer un historique des données.
La possibilité de gestion par le client est aussi essentielle et ne doit donc pas être exclue d'un
logiciel de planification intervention. Actuellement, les mêmes utilisateurs peuvent consulter et gérer l'intervention via Internet. Un aspect très positif toujours apprécié par les clients.
Comment implémenter un logiciel d'organisation de planning technicien ?
Pour votre entreprise, la mise en œuvre d'une solution de planification d'intervention de technicien implique de grands enjeux. Pour réaliser une telle démarche sans mauvaise surprise, suivez ces 6 étapes à la manière d'un véritable manuel pratique.
1- Définir les ressources
Avant même d'envisager une solution informatique pour gérer les interventions, vous devez analyser vos ressources afin de choisir le programme le plus approprié à votre entreprise. Par exemple, une solution sur site nécessite un équipement informatique sécurisé et une équipe de maintenance formée. En revanche, une solution SaaS ne nécessite pas de ressources internes spécifiques de développement informatique. Rapide à mettre en œuvre sur tous vos ordinateurs, elle est aussi, par sa nature même, évolutive.
2- Définir les besoins
D'un point de vue technique, évaluez la compatibilité avec votre CRM actuel pour une meilleure traçabilité. Certaines solutions sont ouvertes : elles disposent de connecteurs et d'API qui permettent à votre nouveau programme de planification d'être compatible avec votre système informatique.
3- Créer une équipe de projet
Une solution de gestion des interventions simplifie le travail de vos collaborateurs, à condition qu'ils sachent comment l'utiliser et qu'ils acceptent de le faire. Que vous souhaitiez dématérialiser vos procédures ou simplement passer d'une solution à une autre, la mise en œuvre d'un nouveau mode de fonctionnement ne peut réussir sans préparation préalable.
4- Assurer le contrôle technologique sur place
La gestion des services sur le terrain est au carrefour de nombreuses innovations qui évoluent rapidement. Il s'agit notamment de l'intelligence artificielle, de l'Internet des objets, de la réalité virtuelle ou augmentée, et même du Cloud.
5- Calculer le coût réel de la mise en œuvre
Il est conseillé d'évaluer avec précision votre "coût total de possession", c'est-à-dire le coût réel de l'utilisation de votre nouveau programme. Cela comprend non seulement le prix de la licence ou de l'abonnement annuel, mais aussi le coût de l'hébergement de votre solution, de ses mises à jour, de sa configuration et de sa mise en place au sein de votre entreprise.
6- Assurer la formation
Le fait que la solution proposée offre ou non une aide à son démarrage peut aider à prendre une décision pour tel ou tel logiciel.
