Une note de service a pour fonction technique de transmettre une information envers les salariés de l’entreprise. Elle est donc construite et rédigée en respectant des normes bien précises.
Son style et sa présentation doit donc être unifié et afin de permettre une communication efficace entre les salariés. Elle doit permettre à l’énonciateur de prendre en compte les différences entre les interlocuteurs par un jeu subtil d’indices.
Ainsi, les formules d’appel ou de politesse sont codées, de manière à transmettre des informations sur l’âge, le sexe, le statut professionnel ou social de l’émetteur et du récepteur et sur la nature de leur relation. En outre, la relation dépend de l’objet de la lettre : Réclamation, demande d’information, sollicitation préconisation etc.
Enfin, le rédacteur de la note de service doit montrer qu’il maîtrise les usages de communication d’un groupe social donnée. Ces normes portent notamment sur le respect du code la langue et la maîtrise des principales fonctions du langage utilisé : expressive, conative, référentielle.
Le début de la lettre L’en-tête : elle renseigne sur l’expéditeur et le destinataire en donnant leur nom, leur adresse complète (fax, téléphone) Elle indique la date et le lieu d’émission, les références nécessaires au traitement de la lettre : initiales de l’expéditeur et/ou numéro de dossier. L’appellation : Elle dépend du destinataire mais dans la plupart des cas, on utilise : Madame, Monsieur
Le corps de la lettre Il va à l’essentiel. Il ne donne que les précisions nécessaires à la compréhension du message principal.
Exemple de note de service
Lecureuil Jean Responsable de maintenance
A
Tout le personnel de la maintenance Le 22/octobre 2011
Objet : Mise en place d’un logiciel de GMAO
Note de service
En ma qualité de chef de maintenance, il m’a été confié de mettre en place un logiciel de maintenance. La mise en place du logiciel est bientôt terminée. J’en profite pour vous confier à une réunion qui se tiendra le 5 novembre 2011 à 16 heures à la salle de réunion pour vous exposer les nouvelles enjeux de ce nouveau dispositif.
Responsable de maintenance