La mise en place d'un logiciel de gestion de projet en ligne s'impose dans nombre d'entreprises. En effet, ce type d'outil vous permet d'administrer l'intégralité d'un projet en ligne, depuis la planification des tâches jusqu'au suivi des actions menées. Toutefois, le choix d'un tel logiciel doit se fonder sur des critères précis, définis en amont et alignés avec les besoins de votre entreprise. Découvrez tous nos conseils pour bien choisir votre outil de gestion de projet digital !
Critère n° 1 : les besoins réels de votre entreprise
De nos jours, les entreprises ont besoin de plus de flexibilité, d'agilité ou d'innovation : ces mots-clés parsèment les réunions et les stratégies globales de développement. Toutefois, ils ne sont pas suffisants pour choisir efficacement les outils dont vous doterez votre organisation afin de mener vos projets à bien. Vous devez les affiner et les approfondir, en vous interrogeant sur les freins que peuvent éventuellement rencontrer vos collaborateurs et les axes d'amélioration potentiels. Un audit, des entretiens individuels ou des réunions vous aideront à définir ces besoins. Vous menez des projets complexes à long terme, et vous avez besoin d'une liste précise de fonctionnalités pour accompagner vos tâches quotidiennes ? N'hésitez pas à rédiger un cahier des charges détaillé avant de sélectionner votre logiciel de gestion de projet en ligne. Ce document clé facilitera la comparaison des différentes solutions ainsi que la prise de décision finale.
Critère n° 2 : l'organisation de votre entreprise
Au-delà des besoins et des freins rencontrés par vos collaborateurs, l'organisation générale de votre entreprise devra constituer un critère de choix fondamental lorsque vous la doterez d'un logiciel gestion de projet en ligne. En effet, la façon dont vous répartissez les tâches et les ressources au sein de votre société implique des méthodes de travail spécifiques. Or, vous devrez vous assurer que l'outil de gestion de projet en ligne de votre choix s'adaptera correctement à ces méthodes. Votre culture d'entreprise privilégie la flexibilité en adoptant le télétravail ou l'intervention de consultants indépendants ? Veillez à ce que votre outil vous permette de partager des données avec des collaborateurs à distance, hors connexion ou non. Votre société encourage le travail collaboratif entre différents services ? Prêtez une attention toute particulière aux fonctionnalités liées à la communication, à l'échange d'informations et à la sécurisation de ces données. Enfin, n'oubliez pas de vérifier les fonctionnalités de reporting et la structure des tableaux de bord édités par votre outil : sont-elles réellement adaptées au fonctionnement et à la stratégie de votre entreprise ?
Critère n° 3 : l'écosystème d'affaires de votre entreprise
Si vous devez avant tout vous concentrer sur les besoins internes de votre entreprise pour choisir votre outil de gestion de projet, son environnement joue également un rôle important. En effet, votre organisation évolue au sein d'un écosystème d'affaires complexe qui se compose des concurrents, mais aussi des partenaires, des clients ou encore des experts. Or, l'outil que vous choisirez de dédier à la gestion de projet en ligne devra tenir compte des spécificités de cet écosystème d'affaires. Il devra notamment vous permettre de synchroniser la planification des tâches avec certains partenaires, comme des fournisseurs ou un prestataire logistique. Il devra également vous fournir des tableaux de bord détaillés pour piloter vos projets dans des conditions optimales et vous permettre de rester concurrentiel sur votre marché. Enfin, votre outil de gestion devra vous aider à prendre du recul sur le cycle de vie de chaque projet, pour le replacer sans cesse dans son contexte économique et concurrentiel.
Critère n° 4 : les ressources de votre entreprise
Enfin, les ressources et les moyens dont dispose votre organisation constitueront bien évidemment des critères de choix essentiels. Ces ressources peuvent être de nature diverse : vous devrez ainsi analyser votre budget, mais aussi le personnel dont vous disposez et les solutions que vous avez déjà mises en place au sein de votre entreprise pour sélectionner le meilleur outil de gestion de projet en ligne. Réalisez un audit complet de votre service, si nécessaire : ce travail de réflexion vous permettra d'identifier des signaux faibles et des besoins parfois mal exprimés par vos collaborateurs. Il vous aidera aussi à sélectionner un outil adapté aux moyens de votre entreprise, et qui saura s'intégrer harmonieusement à ses ressources. Pour conclure, n'oubliez pas d'impliquer l'ensemble de vos collaborateurs dans le choix de votre logiciel de gestion de projet. Questionnez-les sur leurs besoins, sur les difficultés qu'ils rencontrent au quotidien et sur les améliorations qu'ils souhaiteraient voir apportées. Leurs réponses vous fourniront des éléments décisifs pour bien choisir votre outil de gestion de projet !