L'achat d'un destructeur de documents est un acte complexe qui demande mûre réflexion avant achat. Pourquoi ? Parce que l’ensemble des machines atteint une centaine de modèles ou de versions différentes…
Cet achat doit répondre avant tout à un objectif de sécurité et pour que celui-ci soit atteint, il est nécessaire que le destructeur de papier soit parfaitement adapté et dimensionné par rapport au besoin.
En effet, dans le cas inverse, les risques de bourrages fréquents et de corbeille toujours pleine que personne ne vide détourneront l'utilisateur final de l’appareil : s’il en est ainsi, l’appareil sera moins utilisé, votre investissement sera perdu et votre confidentialité plus assurée…avec toutes les conséquences que cela entraîne.
Acheter un destructeur de documents en 9 étapes
Étape 1 : choisir le type de coupe du destructeur de documents
- Coupe droite : détruit les feuilles en bandelettes
- Coupe croisée : offre une sécurité nettement supérieure, avec l'avantage de réduire significativement le volume de déchet.
Étape 2 : Déterminez le niveau de sécurité nécessaire de l'appareil
C’est votre domaine d'activité qui va définir le niveau de confidentialité des informations contenues dans les supports à détruire.
A savoir : la norme 66 399 DIN est la caractéristique qui indique le niveau de confidentialité du déchiqueteur de documents.
Étape 3 : Sélectionnez la catégorie
Il existe 5 catégories :
- Destructeurs de documents individuels : pour 1 utilisateur
- Destructeurs de documents petits bureaux : jusqu’à 5 utilisateurs
- Destructeurs de documents de bureau : jusqu’à 15 utilisateurs
- Destructeurs de documents départementaux : jusqu’à 40 utilisateurs
- Destructeurs de documents industriels : pour une destruction totalement centralisée, avec plusieurs points de collecte.
Étape 4 : Définissez la capacité de destruction par passage que doit vous offrir votre machine C'est une caractéristique importante dont va directement dépendre la productivité de votre machine.
3 critères déterminant :
- La puissance du moteur
- L'efficience du bloc de coupe
- La qualité de la transmission : la capacité de destruction par passage est exprimée en nombre de feuilles A4.
Étape 5 : Avez-vous d'autres types de médias à détruire ?
Un broyeur papier est un matériel conçu pour la destruction de papier, vous ne devez donc jamais essayer de déchiqueter des articles pour laquelle votre machine n'a pas été prévue.
Si vous avez des disques durs, SSD, CD, DVD, cartes de crédit, clef USB à détruire vous devez utilisez un destructeur de documents adapté.
Étape 6 : Optez pour des options de sécurité et de confort !
Bien que pas indispensables, elles contribuent largement au confort et à la facilité d'utilisation…
Étape 7 : Vérifiez les caractéristiques de qualité et de fiabilité en 4 points
- Dans quel matériau est réalisé le meuble (métal, plastique, bois) ? : le plastique est à éviter, le métal est solide mais bruyant (résonnance), le bois quant à lui offre un bon compromis entre solidité et absorption du bruit
- Quel est le type de transmission ? Cette partie mécanique étant extrêmement sollicitée sur un destructeur de papier, il est particulièrement important de connaître sa conception : celle-ci peut être par engrenage plastique, métallique, par chaîne ou bien encore par courroie. Les engrenages métalliques, et principalement les chaînes offrent une très grande résistance
- La machine est-elle équipée d'un moteur capable de supporter un fonctionnement en continu ?
- · Quelle est la durée et le cadre de la garantie ?
Étape 8 : ... Et contrôlez en 3 points les caractéristiques de développement durable
- La machine est-elle équipée d'un système de gestion de l'énergie, qui va permettre de réduire la consommation électrique ?
- Possède-t-il plusieurs blocs de coupe et réceptacles pour faire du tri sélectif en fonction de la nature du déchet détruit ? (ex. Papier et CD)
- Où ce produit a-t-il été fabriqué ? L'empreinte écologique d'un produit fabriqué en Europe n'est pas la même que s'il vient du bout du monde..
Étape 9 : Enfin, évaluez les capacités de service du fournisseur
En dehors du choix de votre futur destructeur papier, vous devez également choisir un prestataire.